L.C. Francisco Benjamín Antonio Cazarez
L.C.P. Jesús Rodríguez Magdaleno
En el contexto económico actual, las empresas tienen la necesidad de obtener información relativa a sus actividades empresariales con el fin de incrementar sus utilidades, dar cumplimiento a las disposiciones fiscales vigentes, así como disponer de información financiera oportuna y que sea útil para la toma de decisiones para los diversos usuarios de esta.
Teniendo en consideración lo anterior, las Normas de Información Financiera (NIF) cobran una importancia significativa para unificar los criterios de registro, valuación, presentación y revelación de todas y cada una de las operaciones que realiza un ente económico.
A pesar de ser un mismo concepto, la contabilidad tiene diferentes definiciones e implicaciones tanto en materia fiscal como en el marco contable aplicable para las entidades económicas. Con la finalidad de comprender y tratar de unificar estos contrastes, es preciso mencionar las dos definiciones.
I. Contabilidad: Concepto en materia contable-fiscal.
De acuerdo con las NIF en la Serie A, la contabilidad es “una técnica que se utiliza para compilar los registros de las transacciones y otros eventos que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera que se incorpora en los estados financieros”.
Por otro lado, en materia fiscal, el Código Fiscal de la Federación (CFF) en el Artículo 28 menciona que, para efectos fiscales, la contabilidad se entiende como los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, control de inventarios y método de valuación, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Aunque se menciona muchos aspectos específicos, la disposición fiscal denota que se considera la contabilidad como toda la información, documentación y métodos que puedan comprobar los ingresos y deducciones que establezcan las leyes.
Esto se resume en que las NIF dan el concepto de la contabilidad como una técnica utilizada para registrar operaciones y el CFF como la documentación que surge de estos registros.
II. ¿Qué se registra en la contabilidad?
A pesar de tener diferentes definiciones, lo que debe registrarse en la contabilidad converge entre las disposiciones fiscales y las NIF. Es preciso observar qué menciona cada una de ella.
En ambos se entiende un concepto similar: el registro de las operaciones o actividades que afectan a una entidad económica. A continuación, se muestra un ejemplo para llevar las ideas a un supuesto del diario de una entidad económica.
Ejemplo:
La empresa “A” tiene una actividad económica de compra-venta de artículos de papelería. En el periodo pacta con la empresa “B” una compra de mercancía con pago en efectivo (transacción), misma que recibirá en almacén (Transformaciones internas) y que tendrá a disposición para hacer sus actividades comerciales. Ya ingresada en el almacén de la empresa “A” ocurre una inundación y afecta la papelería almacenada (otros eventos).
Lo primordial del ejemplo es que, a pesar de que los fundamentos nos mencionan palabras técnicas, en esencia una entidad con cualquier acción que realice tendrá una afectación económica, ya sea positiva (utilidad) o negativa (pérdida), mismas que se deben registrar. Es buscar cumplir con el postulado básico de la Sustancia Económica.
III. Postulados básicos y su aplicación en materia fiscal.
El marco conceptual de las NIF establece ocho postulados básicos que dan pie al correcto registro de toda la información contable y las normas específicas que regulan a los estados financieros o a sus partidas siempre los tendrán presentes en su estructura. Los postulados básicos son los siguientes:
- Sustancia económica. Es la naturaleza misma de una operación, indica que se debe dar prioridad al fondo o sustancia de esta antes que a su forma jurídica.
Ejemplo
Un anticipo recibido es un ingreso acumulable para efectos de ISR, pero su fondo económico requiere que se reconozca como un pasivo, pues representa una obligación para con el cliente.
- Entidad económica. Es la empresa, sociedad, asociación o persona física con actividad empresarial que genera la información financiera. Existen dos tipos: lucrativas y no lucrativas.
- Negocio en marcha. Establece que, salvo prueba en contrario, se presume que la entidad continua en operación indefinidamente.
- Devengación contable. Todas las transacciones y transformaciones (internas y externas) que afecten a la entidad deben reconocerse contablemente cuando ocurran, aun cuando no estén realizadas.
Ejemplo
Una venta a crédito debe reconocerse como una cuenta por cobrar y no esperar a que se cobre para registrar el ingreso.
- Asociación de costos y gastos con ingresos. Si se genera un ingreso deben registrarse e identificarse los costos y gastos incurridos para obtenerlo.
- Valuación. Las transacciones y eventos que afecten a la empresa deben cuantificarse en términos monetarios.
- Dualidad económica. La estructura económica de una entidad se compone de los recursos que posee (activo) y el origen de estos, ya sea propio (capital) o ajeno (pasivo).
- Consistencia. Se debe tener un mismo criterio para operaciones similares a lo largo del tiempo, con el objetivo de generar información que sea comparable entre periodos distintos.
IV. Características y beneficios de los estados financieros.
Las normas prevén cuatro estados financieros básicos, los cuales son:
Estado de flujos de efectivo (NIF B-2). Muestra las entradas y salidas del efectivo de la entidad en un periodo, clasificándolas en actividades de operación, de inversión y de financiamiento. Es útil para observar de donde provienen los recursos y en donde se aplicaron, y demuestra que no siempre las utilidades estarán en el banco.
Estado de resultado integral (NIF B-3). Refleja los resultados de la operación de la empresa, y, en resumen, se integra por los ingresos, costos y gastos, impuestos a la utilidad, la utilidad o pérdida neta y los Otros Resultados Integrales (ORI). Una revisión constante de este tipo de EEFF ayudará a ver si el negocio es redituable, si está vendiendo lo esperado, si los gastos son elevados y otras situaciones de importancia para la entidad.
Estado de cambios en el capital contable (NIF B-4). Muestra una conciliación entre los saldos iniciales y finales de los rubros del capital contable en un periodo. Es importante en especial para los dueños de la empresa, pues representa sus derechos sobre los activos netos de esta.
Estado de situación financiera (NIF B-6). Presenta la situación de la entidad a una fecha determinada, separando sus recursos (activo), sus obligaciones con terceros (pasivo) y los recursos propios aportados o generados (capital).
V. Obligaciones de la contabilidad electrónica.
Con el objetivo de que los contribuyentes lleven un correcto manejo de la contabilidad de sus empresas, la autoridad fiscal indica que las personas obligadas a presentar la contabilidad (para efectos fiscales) deben llevar los registros o asientos en medios electrónicos y tener a disposición la documentación comprobatoria que ampare dichos registros en el domicilio fiscal del contribuyente (CFF artículo 28, apartado B, fracción III). Además, esta contabilidad generada se tiene que enviar de forma mensual a través de la página de internet del SAT (CFF artículo 28, apartado B, fracción IV).
Pero ¿quiénes están obligados a enviar la contabilidad en materia fiscal? El CFF se refiere a todos los contribuyentes, ya sean personas físicas o morales, como obligados, pero por reglas de carácter general, en concreto en la Regla 2.8.1.3., 2.8.1.4. y 2.8.1.7. de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente para el ejercicio 2024, algunos pueden optar por no presentarla en base a los siguientes supuestos:
- las entidades sujetas a la Ley General de Contabilidad Gubernamental.
- los contribuyentes que registren la contabilidad a través de la plataforma “Mis Cuentas”. Esta plataforma está a disposición de los contribuyentes que:
- sus ingresos del ejercicio de que se trate no excedan de $2’000,000.00;
- tributen en el régimen de PFAE y RIF de la Ley del ISR y que hubieren percibido en el ejercicio inmediato anterior ingresos en una cantidad igual o menor a $4’000,000.00;
- sean Asociaciones Religiosas que tributen conforme al Régimen de Personas Morales con Fines no Lucrativos de la Ley del ISR; y
- las personas físicas que tributen conforme PFAE, Régimen de los Ingresos mediante Plataformas Tecnológicas y el Régimen de Arrendamiento de la Ley del ISR, cuyos ingresos totales del ejercicio inmediato anterior no hubieran excedido de $4’000,000.00.
Pero cuidado, aunque hay facilidades para no presentar la contabilidad, las disposiciones fiscales no eximen a ningún tipo de contribuyente a no llevarla, es importante tener esa consideración. Es aconsejable para todos los contribuyentes empezar a llevar la contabilidad en medios electrónicos (si aún no la llevan) y observar que realmente se estén registrando en su totalidad las operaciones y conservando la documentación que compruebe las mismas.
VI. Obligatoriedad de los estados financieros en la anual.
Otro de los puntos importantes para llevar contabilidad electrónica es que la autoridad requiere a las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial y profesional presentar conjuntamente la Declaración Anual y los Estados Financieros del ejercicio, ya sea como parte del formulario, del ISSIF (32-H CFF) o el SIPRED (32-A CFF).
En ejercicios anteriores la autoridad puso a prueba el requerir los cuatro estados financieros mencionados en el punto IV de este documento, además de la Conciliación Contable-Fiscal, aunque en el ejercicio inmediato anterior, el de 2023, solo se solicitaron los dos primeros mencionados.
VII. Sustancia económica, materialidad y razón de negocios.
Estos tres conceptos pueden parecer muy similares a simple vista, pero es importante distinguirlos y saber cuándo se está hablando de uno o de otro.
- Sustancia económica. Postulado básico que indica que al registrar una operación se le debe dar prioridad a su fondo económico por encima de su forma legal.
- Materialidad. Aunque no hay un concepto definido por parte de la autoridad, se puede definir como el conjunto de documentos que comprueben que una operación, a la que se le quiere dar efectos fiscales, si existió en la realidad.
- Razón de negocios. Prevista en el artículo 5-A del CFF, establece que las operaciones de una empresa deben buscar un beneficio económico antes que uno fiscal, y que, de ser al revés, la diferencia entre ambos no tendrá efectos fiscales.
Ejemplo:
La Empresa S.A. de C.V. paga un servicio de publicidad por $500,000.00.
- La sustancia económica será la que indique que la operación se registre como un gasto de venta por concepto de publicidad;
- La materialidad serán las cotizaciones, contratos, reportes e informes de resultados que demuestren que el servicio se recibió; y
- La razón de negocios deberá verse en el beneficio de contratar el servicio, que se incrementen las ventas, se llegue a nuevos mercados o se amplie la cartera de clientes.
VIII. Sanciones fiscales relativas a la contabilidad.
Como golpe de realidad, la autoridad tiene la facultad de imponer sanciones relativas a la contabilidad, algunas de las más importantes son:
- De $1,810 a $22,400 por no presentar la declaración anual (no tener los EEFF solicitados). Art. 81 Frac. I y Art. 82 Frac. I Inciso a) CFF
- De $39,360 a $69,160 por no llevar contabilidad conforme al Art. 28 Frac. I, Art. 81
Frac. XXV y Art. 82 Frac. XXV Inciso a) CFF
- De $290 a $5,330 por no hacer asientos o hacerlos incompletos, inexactos o sin identificación. Y de un 55% a un 75% de los gastos inexistentes que se asienten. Art. 83 Frac. IV y Art. 84 Frac. III CFF
- Además, se calificará el delito de defraudación fiscal, aumentando la pena un 50% cuando no se lleven los sistemas o registros contables a que se esté obligado, o se asienten datos falsos en estos. Art. 108 Inciso d) CFF
IX. Importancia de las NIF para empresarios y emprendedores
Como comentario final, llevar la contabilidad conforme a las Normas de Información Financiera, además de ser obligatorio, es una necesidad para todas las empresas, pues no solo ayuda a que sus socios puedan tomar decisiones en base a su información financiera confiable, veraz y oportuna, sino que también permite que cumplan con sus obligaciones fiscales en tiempo y forma.
Es importante que las empresas mantengan un alto grado de actualización y capacitación en estos temas, a fin de fortalecer sus estrategias persiguiendo los objetivos principales del ente económico y con esto tener mayores utilidades para sus socios o accionistas, además conocer en tiempo y forma su información y anticipar posibles eventos que la afecten. Siempre que se tengan inquietudes respecto a si se está cumpliendo la normativa, es recomendable consultarlo con un asesor experto en la materia.
